Digitaliser sa fiche d’intervention : 6 avantages

La fiche d’intervention est un rapport réalisé par un technicien à la suite d’une visite de maintenance chez un client. Établie au terme de chaque mission, sa rédaction s’avère rapidement chronophage, au risque d’engendrer des rapports peu ou mal remplis.

Pour pallier ce problème, il est possible de recourir à une solution dématérialisée. Quel est l’intérêt général de la fiche d’intervention ? Pourquoi privilégier sa version digitale ? Novade fait le point sur les avantages de la fiche d’intervention dématérialisée.

Fiche d’intervention : enjeux et contraintes

Les enjeux liés aux fiches d’intervention chantier

La fiche d’intervention centralise l’ensemble des informations relatives à une mission de maintenance chez un client. C’est un document indispensable pour tout travail en mobilité, car le technicien y récapitule l’ensemble des actions et des observations réalisées à cette occasion.

Ce rapport lui permet ainsi de justifier les opérations qu’il a menées. Il lui sert également d’aide-mémoire en vue d’une intervention ou d’un échange futur avec le client, et il informe les professionnels du BTP concernés des travaux effectués.

Il constitue enfin un document indispensable pour analyser les performances techniques de l’intervenant, en fonction de la nature de la mission.

Parmi l’ensemble des informations qui peuvent être centralisées sur la fiche d’intervention, il est nécessaire de mentionner :

• La date, l’heure, le lieu et la durée de la mission.
• Les coordonnées du client.
• La nature et le statut de cette opération.
• La description de l’ensemble des actions menées et des équipements employés durant l’intervention.
• La liste des pièces détachées.
• Les prises de vues effectuées sur le lieu.
• Les différents documents complémentaires à la mission.

Le document doit aussi comporter la signature du client.

Les contraintes liées aux fiches d’intervention BTP

L’usage du format papier comporte plusieurs inconvénients :

• Il augmente le risque d’oubli d’éléments importants, car la rédaction manuelle de ce document prend beaucoup de temps.
• Il limite les possibilités de transmettre rapidement les renseignements complétés.
• La densité de certaines fiches peut compliquer la recherche d’informations.
• Les modèles de rédaction diffèrent souvent d’un technicien à un autre.

6 avantages de la fiche d’intervention dématérialisée

Facilite la communication entre les intervenants

Une fiche d’intervention digitalisée a l’avantage de fournir un modèle structuré, déjà pré-rempli et duplicable, afin de proposer des documents uniformes qui précisent tous les champs à remplir.

Il est possible de renseigner en amont de la visite les informations nécessaires au bon déroulement de la mission : coordonnées et nom du lieu d’intervention, actions à réaliser, etc. Cette option facilite la communication auprès des techniciens amenés à intervenir sur le lieu.

L’intégration d’informations inexistantes au format papier

La digitalisation de la fiche d’intervention permet d’adjoindre des données nouvelles par rapport au format papier. Il est ainsi possible de personnaliser et d’enrichir les rapports avec :

• Des photographies.
• Des coordonnées de géolocalisation.
• Des captures et des lectures de codes-barres.
• Des documents annexes, relatifs aux procédures à mener sur site.

Une fiche d’intervention dématérialisée permet aussi :

• D’envoyer au client le compte-rendu de la visite, ainsi qu’un devis ou une facture.
• De créer facilement des enquêtes de satisfaction.

Des comptes-rendus précis pour une meilleure connaissance terrain

Il devient bien plus facile de conserver et d’analyser les données collectées sur une fiche dématérialisée, par rapport à sa version papier. Grâce à ce document digital, vous allez pouvoir réaliser plus facilement et plus rapidement l’analyse des performances de votre entreprise, et déterminer notamment :

• La durée moyenne des trajets et de chaque mission.
• Le volume de visites et des actions menées selon la nature des travaux.
• Le taux de réussite de chaque intervention.
• Le niveau de satisfaction de vos clients.

La traçabilité des interventions

Le rapport d’intervention permet de conserver une trace de l’ensemble des actions réalisées durant la visite. Il constitue ainsi une preuve en cas de litiges avec le client.

L’analyse des données récoltées facilite aussi l’identification de tout élément qui risquerait de retarder le chantier en cours. Cette fonctionnalité favorise donc l’optimisation des délais et des coûts du projet BTP concerné.

L’optimisation de la productivité des techniciens

La digitalisation de la fiche d’intervention simplifie le remplissage et la transmission de ce document aux acteurs du chantier concernés.

Les techniciens peuvent remplir le rapport directement depuis leur téléphone ou leur tablette sur l’application mobile du logiciel de gestion d’intervention. Ils évitent ainsi de perdre du temps à effectuer une double saisie des informations au retour de leur visite.

Ils rédigent leur rapport à partir d’un modèle pré-rempli : cette fonctionnalité limite grandement les risques d’oublis d’informations ou d’erreurs de saisie.

Le document peut ensuite être facilement transmis au manager, aux prestataires et fournisseurs. Si besoin, le responsable peut contrôler et valider le rapport avant de le transmettre aux autres acteurs du projet.

La digitalisation de la fiche d’intervention facilite donc le travail des techniciens sur le terrain. Leurs conditions de travail sont améliorées, car ils remplissent le document directement sur le chantier. Ils gagnent ainsi du temps, ce qui leur permet de mener potentiellement plus de visites.

Le bon d’intervention digital, une solution écologique

En établissant votre fiche d’intervention directement sur un logiciel, vous limitez drastiquement la consommation de papier de votre entreprise. Si elle vous permet de réduire vos coûts, vous pouvez aussi valoriser cette démarche éco-responsable auprès des entreprises sensibles à la cause environnementale.

La digitalisation de la fiche d’intervention constitue ainsi un gain de temps considérable pour votre entreprise, tout en simplifiant la traçabilité de vos missions. Ce rapport peut être rédigé et centralisé sur un programme spécifique, tel que le logiciel de suivi de chantier Novade.

Pour découvrir l’ensemble de ses fonctionnalités, n’hésitez pas à télécharger gratuitement notre ebook Suivi de chantier : Il est temps de préparer l’avenir !