Tout connaître sur le suivi de chantier

Pour faciliter ce suivi, le logiciel de chantier s’impose comme l’outil de référence qui simplifie cette gestion. Il assure le respect du planning, ainsi que celui de l’ensemble des règles et des normes en vigueur dans le monde du bâtiment. 

Quels sont les logiciels spécifiques au domaine du BTP et comment les sélectionner ? Quelles sont les optimisations à privilégier dans le cadre de la gestion d’un chantier ? Pourquoi utiliser un logiciel de suivi de chantier ? Quelles fonctionnalités peut-il proposer ? Novade fait le point sur le suivi de chantier. 

Les logiciels de BTP

La digitalisation du secteur du bâtiment est en cours de développement. Les logiciels de construction apparaissent comme des outils essentiels pour vous aider à gérer consciencieusement vos chantiers. Ils s’avèrent bien plus efficaces que les documents papiers, difficilement modifiables et communicables, et souvent bien trop lourds à transporter.

Les programmes de construction

Les logiciels de BTP facilitent l’exécution et le suivi des tâches et des missions. Ils sont utilisés pour toutes les étapes d’un projet. Il existe des programmes conçus pour les besoins de l’ensemble des acteurs du bâtiment.

Certains sont spécifiques à des corps de métiers particuliers. C’est le cas notamment des logiciels d’architecture 2D et 3D pour les concepteurs de plans, ou bien des programmes de devis et de facturation pour les comptables.

D’autres outils technologiques sont utiles pour rassembler et optimiser les données fournies par l’ensemble des collaborateurs d’un même projet. C’est le cas notamment du BIM (Building Information Modeling, ou Modélisation des informations du bâtiment). Cet outil participatif modélise une maquette numérique de la construction à bâtir. Chaque entreprise peut alors donner des précisions sur les matériaux et les produits qu’elles utilisent.

Un logiciel de suivi de chantier s’avère néanmoins être l’outil incontournable pour gérer un projet de construction d’infrastructure ou de bâtiment. Il offre une vision claire de l’avancement d’un chantier en collectant, en analysant et en communiquant les données qui lui sont relatives. C’est un outil collaboratif sur lequel peut agir chaque collaborateur, du chef de chantier au conducteur de travaux, en passant par l’ouvrier sur le terrain, selon son niveau d’accès.

Les recommandations pour choisir son logiciel de BTP

La sélection de votre logiciel de construction est une étape cruciale et rigoureuse, car cet outil doit vous aider à gagner du temps dans l’exécution de vos tâches. Pour ne pas vous perdre parmi les nombreuses propositions présentes sur le marché, commencez d’abord par faire un état des lieux de vos besoins. Quelles sont les problématiques que vous rencontrez ? Qu’est-ce que vous avez déjà mis en place et qui fonctionne (ou non) ?

Cette réflexion va vous servir de base pour dresser votre cahier des charges. Ce document rassemble vos objectifs, vos besoins pour y parvenir, ainsi que les difficultés que vous rencontrez.

Ce n’est qu’après son établissement que vous pourrez envisager plus précisément un budget à allouer à un logiciel. Celui-ci doit aussi prendre en compte les bénéfices que vous désirez obtenir grâce à votre futur logiciel.

Vous pourrez ensuite comparer les programmes qui vous semblent les plus pertinents. Analysez leurs fonctionnalités, et privilégiez les solutions qui s’interfacent avec d’autres logiciels, grâce à la technologie API. L’échange automatique de données est un vrai plus pour gagner en productivité et éviter toute erreur de copie.

De plus, et dans la mesure du possible, demandez aux services de vente s’ils proposent une démonstration de leur logiciel, et s’ils vous accompagnent ensuite dans sa prise en main. Ce service est une réelle opportunité pour vous aider à décider si le logiciel que vous envisagez d’utiliser répond pleinement à vos attentes.

Le suivi de chantier et ses optimisations

La bonne gestion de votre suivi de chantier est le garant de sa réussite. Il permet d’organiser l’ensemble du projet, et de s’assurer que ce dernier respecte les normes environnementales et les règles de sécurité. Plusieurs points clés sont particulièrement à surveiller et à optimiser.

La centralisation et l’organisation des données

L’organisation et la rigueur sont les qualités essentielles pour mener à bien le suivi de chantier. Sa gestion se complexifie effectivement avec l’augmentation de la taille d’un projet. Le nombre de données à analyser s’accroît et la gestion devient alors de plus en plus ardue. Elle doit, en effet, prendre en compte des documents variés, tels que des plannings, des rapports de chantier, des plans ou bien encore des photographies.

Il est donc essentiel de trouver un système d’analyse pertinent pour surveiller tous les paramètres, sans manquer aucune information, au risque de rencontrer des retards ou de générer des défauts de suivi.

Le contrôle de la progression des travaux

Le suivi rigoureux des travaux sur le chantier et le contrôle du respect du plan d’assurance qualité sont des problématiques majeures du secteur de la construction.

L’organisation du déroulé du chantier se prépare méticuleusement durant la phase d’élaboration du projet. C’est durant cette étape cruciale que sont établis le planning d’intervention, le planning de chantier et le calendrier des livraisons. Ces documents sont les supports de référence sur lesquels s’appuie ensuite tout le suivi du projet de construction.

Chaque employé doit avoir un accès au planning du chantier, qui structure et définit les tâches à effectuer, classées par ordre de priorité. Le planning d’intervention précise, quant à lui, à quelle entreprise est confiée chaque mission. Le chef de chantier connaît ainsi exactement l’identité des personnes qui doivent intervenir sur chaque tâche à exécuter.

Les contrôles de suivi s’effectuent ensuite durant tout le projet, et jusqu’au moment de sa livraison. Ils vérifient que la construction progresse selon les instructions et les délais initialement établis, et ils relèvent tout point de blocage. Chaque document doit ensuite être archivé, pour assurer la traçabilité générale du chantier.

La communication entre les collaborateurs

Une bonne transmission d’informations entre tous les intervenants est primordiale pour s’assurer que le chantier soit exécuté selon les instructions et les délais impartis. Chaque collaborateur doit donc avoir accès à tous les documents qui le concernent, de son planning aux mesures de sécurité.

Les réunions de chantier s’avèrent être des moments privilégiés pour coordonner les informations entre les équipes, et pour faire remonter toute problématique rencontrée, afin d’éviter tout imprévu. Les discussions sont ensuite consignées dans des procès-verbaux  (PV) qui doivent être accessibles à l’ensemble des employés. Des formulaires doivent aussi être mis en place pour faire remonter tout problème constaté sur le chantier.

Les outils qui facilitent la gestion du chantier

L’usage de documents papiers s’avère rapidement contraignant, et leur exploitation n’est pas toujours effectuée de façon optimale. C’est pourquoi le recours à un logiciel spécialisé devient primordial. Il existe actuellement deux types de programmes particulièrement plébiscités par les entreprises du BTP : le suivi de chantier avec Excel et les logiciels spécialisés.

Près de 50 % des TPE et PME du monde de la construction emploient le logiciel tableur pour assurer le suivi administratif et financier de leurs projets. Ce programme est souvent intégré aux suites bureautiques et permet de réaliser des diagrammes de Gantt. Néanmoins, ses feuilles de calculs deviennent difficiles à exploiter quand la complexité des projets augmente. Le nombre croissant de données tend à rendre les tableaux difficilement lisibles, et la collaboration entre les acteurs demeure limitée.

Un logiciel de suivi de chantier permet d’optimiser plus facilement la gestion d’un chantier. Ce programme centralise l’ensemble des données et des documents relatifs à la planification, à la gestion, au contrôle et au suivi d’un projet. Ses tableaux de bord offrent une vision et une analyse en temps réel de son évolution. Ils permettent aussi d’identifier rapidement lorsqu’un seuil critique est atteint ou lorsqu’un délai est dépassé. Contrairement à un tableur, ce logiciel cerne aussi toutes les tâches répétitives et il les automatise. Enfin, l’ensemble des entreprises peuvent visionner et modifier facilement les documents et les données qui les concernent.

Le logiciel de suivi de chantier apparaît donc comme une solution plus fiable, plus efficace et bien plus collaborative que les tableurs pour assurer le suivi d’un projet de construction.

Focus sur le logiciel de suivi de chantier

L’intérêt de l’utilisation d’un logiciel de suivi de chantier

Le logiciel de suivi de chantier est la solution qui simplifie le suivi et la gestion d’un projet de construction. Cet outil est utilisable par l’ensemble des acteurs d’un chantier. Il est utile à plus d’un titre :

• Il digitalise l’ensemble des documents et des données d’un chantier. Il les collecte de façon sécurisée, les analyse et permet à l’ensemble des collaborateurs de les consulter, selon leur niveau d’accréditation.
• Il fournit une vision en temps réel de la progression d’un chantier, en se synchronisant avec les autres logiciels de BTP munis d’une technologie API. Les collaborateurs sont donc plus réactifs, car ils travaillent sur des données actualisées, qu’elles concernent le planning ou l’évolution des stocks, par exemple. Les retards sont ainsi fortement diminués.
• C’est un outil collaboratif. L’ensemble des intervenants peuvent ajouter ou modifier des données et des documents. Si la technologie le permet, ces changements sont ensuite communiqués aux collaborateurs concernés grâce à un système de notifications.
• Il facilite le remplissage et la diffusion des différents comptes-rendus et rapports de chantier. Certains programmes proposent même des modèles déjà pré-remplis.
• Les logiciels dotés d’une application de suivi de chantier assurent une mobilité optimale de leur programme. Celui-ci est accessible depuis les bureaux, mais aussi  directement sur terrain, grâce aux tablettes et aux smartphones. Il est possible, pour les intervenants sur le chantier, de relever toute évolution ou tout problème directement sur l’interface de l’application.

Le logiciel de suivi de chantier permet ainsi de surveiller et d’optimiser chaque étape du déroulement d’un projet de construction.

Les paramètres essentiels pour sélectionner son logiciel de suivi de chantier

Tout comme pour l’ensemble des logiciels de BTP, il est primordial de sélectionner un outil qui réponde à l’ensemble de vos problématiques. Il doit être intuitif et personnalisable, tout en se connectant également aux autres logiciels. De plus, le service client doit pouvoir vous soutenir dans le déploiement et dans l’utilisation de cette technologie.

Néanmoins, il faut également vous assurer que votre logiciel de suivi de chantier couvre bien l’ensemble des domaines relatifs à la bonne gestion d’un chantier. Ce programme doit, en effet, pouvoir assurer le suivi :

• De l’activité globale. Grâce à ses tableaux de bord, vous pouvez observer l’avancement des tâches, les optimiser et automatiser tous les processus répétitifs.
• Du workforce. La gestion du personnel passe notamment par la vérification de leurs accréditations, la surveillance de leur temps de travail, ou bien encore celle des comportements à risques.
• Du HSE (hygiène, sécurité, environnement). Il est essentiel de vérifier que les normes de sécurité soient bien respectées et qu’elles soient bien connues de tous les intervenants.
• Des contrôles de la qualité et de la conformité de la construction au contrat initial.
• Des rapports de chantier, qu’ils concernent l’avancement du projet, les employés, le matériel ou bien les fournitures.
• De la maintenance. Le logiciel doit garantir la traçabilité du chantier pendant et après son exécution.

Les fonctionnalités

Le nombre et la performance des fonctionnalités varient selon les logiciels de suivi de chantier. Nous relevons ci-après quelques options particulièrement utiles pour faciliter la gestion d’un projet.

Le pilotage

Le tableau de bord apparaît certainement comme l’élément primordial de tout programme de suivi de chantier. Il permet de suivre l’avancement d’un projet, de faciliter son pilotage et de repérer tout goulot d’étranglement. Cet outil rassemble l’ensemble des indicateurs de performance de votre projet, dont il offre des vues à la fois générales et spécifiques. Son interface doit être entièrement personnalisable, pour se conformer à la fois aux problématiques du chantier, mais aussi au DICP (disponibilité, intégrité, confidentialité, preuve).

La gestion du personnel

La complexité d’un chantier augmente avec la taille du projet et le nombre d’intervenants. Pour assurer le suivi du personnel, les logiciels peuvent proposer un système de pointage. Il simplifie la saisie, le suivi et l’analyse de toutes les informations relatives aux employés, comme la comptabilisation des heures ou bien celle des primes. Il permet aussi de transmettre ensuite des informations fiables aux RH ou aux comptables.

La qualité

Un logiciel vous aide à garantir le suivi des contrôles qualité et celui des inspections, en rassemblant tous les documents relatifs à cette surveillance, tels que les bons de livraison bétons. Ces derniers possèdent une fonction QR code, destinées à automatiser leurs saisies.

Les procédures de contrôle, telles que les levées de réserve, sont également parfois réalisables depuis l’application de suivi. Toute non-conformité peut ainsi être relevée directement sur le plan de la construction, en lui associant une photo. Les collaborateurs concernés reçoivent alors une notification pour rectifier le défaut. Une fois la tâche exécutée, ils le signalent pour que la réserve soit levée au plus vite, afin d’éviter tout retard.

HSE

Un chantier se doit de respecter les normes de sécurité. Le logiciel de suivi facilite la transmission des règles en vigueur auprès des intervenants sur le terrain, en centralisant tous les documents associés. Il ne dispense néanmoins pas de rappeler régulièrement aux employés les conduites à tenir durant les réunions de chantier.

De plus, le programme archive les accréditations des employés, ainsi que les habilitations des fournitures et les engins utilisés, dont les VGP (vérifications générales périodiques).

L’édition et la gestion des rapports de chantier

L’établissement des rapports de chantier est une activité chronophage. C’est pourquoi certains logiciels permettent de remplir ces documents directement sur leur interface. Ils peuvent générer des modèles pré-établis, qui seront ensuite ajoutés automatiquement (si nécessaire) au DOE (dossier des ouvrages exécutés). Cette gestion facilite ensuite l’analyse des ratios de productivité du chantier.

Certains programmes permettent, de plus, d’apposer directement des signatures électroniques, pour faciliter le workflow ou la validation des rapports journaliers. Ces tâches sont réalisables en direct depuis le terrain, lorsque le logiciel utilisé possède une application mobile.

La maintenance

Si le logiciel de suivi de chantier joue un rôle primordial dans le bon déroulé d’un chantier, il réduit également drastiquement le temps de gestion et le coût de la maintenance. Certains programmes proposent d’identifier sur des plans l’ensemble des sites, des équipements et des engins utilisés. L’application de QR codes ou d’étiquettes NFC sur ces éléments facilite ensuite le traitement et la réception de toutes leurs données.

Certains logiciels automatisent aussi la planification des tâches récurrentes, telles que les missions de nettoyage et l’inspection de maintenance. Cette centralisation facilite l’accroissement de la productivité et l’allongement de la durée de vie des équipements.

Une gestion efficace du suivi de chantier est nécessaire pour assurer la livraison d’une construction qualitative et conforme au contrat initial, le tout dans le respect des délais impartis. Le logiciel de suivi de chantier devient alors la solution à privilégier pour mener à bien cette tâche extrêmement complexe. Il fournit une vision exhaustive de la progression d’un projet de construction, afin de gagner en efficacité et en productivité, tout en réduisant les coûts.

Le logiciel de suivi de chantier Novade propose justement une interface et des fonctionnalités entièrement personnalisables, intuitives et performantes. Pour en apprendre plus à son sujet, nous vous invitons à télécharger son e-book intitulé Suivi de chantier : il est temps de préparer l’avenir !