Tout savoir sur le Dossier des Ouvrages Exécutés (DOE)

Le montage de ce document demeure très chronophage, car il prend plusieurs milliers d’heures. Ce délai important s’explique par le fait qu’il requiert une grande rigueur et beaucoup d’efficacité. 

Que doit comprendre le DOE ? Comment le remplir ? De quelle manière un logiciel de suivi de chantier peut-il faciliter son établissement ? Voici nos explications. 

Les informations requises dans le DOE

Le DOE pour un marché public

La loi impose de remettre dans ce dossier l’ensemble des plans d’exécution, qui doivent être entièrement conformes à l’ouvrage réalisé. Le DOE doit également comporter toutes les notices de fonctionnement des équipements, ainsi que les instructions de leur maintenance.

Il est bien évidemment possible d’y joindre tout autre document que vous jugerez nécessaire pour assurer la maintenance de la construction et faciliter la mise en œuvre de travaux ultérieurs.

Il est notamment possible d’ajouter :

• la liste des matériaux exploités ;
• l’ensemble des fiches techniques des produits employés ;
• les notices d’entretien ;
• les formations destinées à utiliser correctement les équipements et le matériel ;
• les avis techniques et les ATEX (Atmosphères explosives).

Le DOE pour un marché privé

Le contrat de passation du marché doit stipuler les conditions obligatoires pour constituer puis remettre le dossier des ouvrages exécutés.

Si ce contrat mentionne la norme NF P 03-001, alors votre DOE devra comporter au minimum :

• tous les plans d’exécution du chantier, qui doivent entièrement correspondre à l’ouvrage final (cela comprend les plans de la maîtrise d’oeuvre actualisés, ceux des réseaux enterrés et le détail des travaux réalisés par chaque entreprise intervenante) ;
• les éléments d’équipements présents ;
• leurs notices de fonctionnement et leurs recommandations de maintenance (qu’elles proviennent des fournisseurs ou des entreprises elles-mêmes).

Rappel : quand faire le DOE ?

Selon les précisions de l’article 40 du CCAG, le délai pour remettre les documents constituant le DOE varient selon leur statut. Il faut alors remettre :

• au plus tard lorsque le maître d’œuvre demande la réception des travaux : les instructions de fonctionnement des équipements, leurs consignes de maintenance et leurs conditions de garantie, les spécifications de poses et les constats d’évaluation des déchets ;
• dans le courant du mois qui suit la date de l’avis de décision de réception du chantier : le reste des documents du DOE, ainsi que l’ensemble des pièces qui permettent de constituer le dossier d’intervention ultérieure sur l’ouvrage (DIUO).

Comment réaliser le DOE ?

Le format de délivrance du dossier des ouvrages exécutés est précisé dans le contrat initial.

Dans les faits, il est possible de monter ce document :

• en version papier (dans des classeurs). Ce format est encore largement répandu parmi les acteurs du BTP, bien que ce mode soit peu à peu délaissé au profit d’une version numérique ;
• en version digitale. Il vous est possible de numériser les documents, pour faciliter leur diffusion et leur consultation. Ils sont alors bien souvent rassemblés sur un CD, voire parfois sur une clé USB.

DOE : Comment un logiciel de suivi de chantier peut vous aider

Un logiciel de suivi de chantier tel que Novade est un outil indéniable pour vous aider à remplir plus facilement et plus rapidement le dossier des ouvrages exécutés.

Ce programme rassemble, en effet, de façon sécurisée l’ensemble des données et des documents relatifs à vos chantiers. Vous pouvez alors facilement extraire les informations et les pièces nécessaires lors de l’établissement de votre dossier.

Si le maître d’ouvrage émet des réserves au moment de la réception des travaux, celles-ci peuvent être facilement identifiées sur le logiciel lors de la visite d’inspection. Les informations (photographies, commentaires ajoutés) sont alors directement signalées et repérées sur le plan interactif. L’ensemble des intervenants concernés reçoivent alors une notification, pour qu’ils rectifient le plus rapidement possible les défauts constatés.

Une fois les soucis corrigés, ces collaborateurs peuvent joindre une photo justificative afin que la levée de réserve soit validée rapidement. 

D’ailleurs, certains logiciels, tels que Novade, facilitent cette dernière procédure en proposant d’apposer une signature électronique sur les documents.

Le programme de gestion de chantier devient alors l’outil essentiel pour faciliter la communication entre tous les intervenants d’un projet de construction et pour remplir rapidement et simplement tout document obligatoire.