Le suivi de chantier avec Excel : nos recommandations
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Excel est l’outil majoritairement plébiscité par les entreprises pour effectuer leur suivi de chantier. Selon le site de Graneet, près de 50 % des TPE et PME du domaine du BTP effectuent, en effet, le suivi administratif et financier de leurs chantiers de construction grâce à ce programme de feuilles de calculs. Voici nos recommandations pour bien effectuer le suivi de chantier avec le programme Excel, et les limites néanmoins de son utilisation.
Pourquoi choisir Excel pour le suivi de chantier ?
Le logiciel Excel est un logiciel personnalisable, et bien souvent déjà intégré aux suites bureautiques des entreprises.
Ce programme de référence est également facile à prendre en main et logique à utiliser. Des tutoriels sont toutefois disponibles en ligne en cas de besoins particuliers.
7 conseils pour le suivi de chantier avec Excel
Afin d’utiliser de façon optimale Excel pour mettre en place des tableaux de bord de suivi de chantier, il est recommandé de :
- Privilégier l’utilisation de Sharepoint au programme originel. Il s’agit d’un Excel en ligne qui fonctionne et s’enregistre directement sur le Cloud. Les feuilles de calculs sont donc facilement accessibles par l’ensemble des collaborateurs d’un même projet de construction ;
- Utiliser des modèles pré-établis de tableaux de suivi de chantier Excel ;
- Personnaliser chaque feuille de calcul en fonction des particularités de chaque projet de construction, pour qu’elle s’adapte entièrement aux besoins des collaborateurs et du chantier ;
- Mettre en place des filtres, pour faciliter l’utilisation des documents et l’accès à des informations précises, notamment lorsque les données insérées sont nombreuses ;
- Prendre garde aux saisies des informations, pour ne pas entrer des instructions erronées qui pourraient avoir des conséquences sur la gestion du chantier et sur l’image de l’entreprise ;
- Utiliser des formules pour automatiser au maximum les tableaux, en vérifiant néanmoins les calculs pour éviter toute inexactitude ;<
- Réaliser un diagramme de Gantt. Cet outil est couramment employé dans le secteur du bâtiment. Il consiste à ordonner chronologiquement et à délimiter dans le temps chaque tâche d’un chantier de construction. Il précise, par exemple, la date à laquelle des canalisations doivent être montées dans une salle de bain, dont l’échéance précède la mise en place des sanitaires.
Les limites du suivi de chantier avec Excel
Bien qu’il soit couramment utilisé, le programme Excel démontre assez vite ses limites, notamment lorsqu’il est employé pour gérer de gros projets.
Son utilisation est tout d’abord relativement chronophage. Malgré la possibilité d’entrer des formules, l’automatisation des données du tableau demeure limitée. Par ailleurs, l’interface des feuilles de calculs n’est pas simple à lire, particulièrement lorsqu’elle regroupe de nombreuses données. Cette difficulté peut alors entraîner des erreurs de saisie et de ressaisie, car toutes les informations sont entrées manuellement.
De plus, le fonctionnement même du logiciel limite les possibilités de travailler en collaboration avec l’ensemble des professionnels d’un même projet de construction.
En effet, cet outil ne permet pas de mettre en place un système de notifications, très important pour préciser qu’une modification a été apportée à un document. Ce manque de visibilité est particulièrement problématique, car il empêche de mettre en place des workflows de validation efficaces. Ces circuits sont pourtant essentiels pour faciliter l’échange et l’avancée rapide d’un projet.
Cette impossibilité de partager en temps réel les données obligent les professionnels du bâtiment à recourir à des manipulations supplémentaires (comme l’envoi d’un mail spécifique, par exemple) pour prévenir de la mise à jour des documents.
Enfin, le logiciel Excel ne permet pas d’apposer de signature électronique, comme c’est le cas pourtant sur d’autres programmes, ni d’intégrer facilement des photos pour la gestion des levées de réserves, une procédure pourtant obligatoire dans le cadre de la gestion d’un chantier.
Le logiciel de suivi de chantier, l’alternative à Excel
Un programme de suivi de chantier se révèle être une alternative idéale au logiciel Excel, car il répond aux difficultés d’organisations relatives à l’utilisation de ce dernier :
- il permet de gagner du temps, car il automatise l’ensemble de ses processus. Il répond également aux exigences et aux réglementations du domaine du BTP, car il a été spécialement conçu pour une utilisation exclusive par les professionnels du bâtiment ;
- il centralise l’ensemble des données et des réglementations relatives à un chantier, et il permet d’en extraire facilement des rapports ;
- il réduit considérablement les risques d’erreurs de transmission de données, notamment parce qu’il se connecte facilement à d’autres logiciels ;
- il facilite le travail collaboratif, grâce à son mode SaaS. Les données sont accessibles depuis PC, tablette et smartphone. Elles sont personnalisables et modifiables par les intervenants concernés, qu’ils travaillent sur le terrain ou à distance. Tous reçoivent ensuite des notifications.
Les logiciels de suivi de chantier ont démontré les limites des fonctionnalités d’Excel pour la gestion de suivi de chantier. Cette dernière requiert, en effet, d’intégrer des processus et des méthodologies particulières au secteur du BTP. Il est donc primordial d’employer des outils conçus spécifiquement pour ce domaine.
Le logiciel Novade facilite justement la gestion de suivi de chantier. Il digitalise tout le processus, ce qui permet de gagner du temps, de l’efficacité, de la fiabilité, et de suivre plus facilement (et donc de respecter !) les délais impartis.