Le suivi de chantier avec Excel : nos recommandations

Le secteur de la construction est actuellement en pleine digitalisation. En plus de limiter l’usage du papier, cette évolution facilite le suivi des tâches et donc le respect des délais impartis et la maîtrise des coûts de construction. Elle contribue ainsi à gagner en efficacité et en productivité.

Il existe actuellement sur le marché de nombreux programmes dédiés aux acteurs du BTP. Découvrez dans cet article les critères essentiels pour sélectionner le logiciel de construction adapté à vos besoins, particulièrement s’il s’agit d’un logiciel de suivi de chantier.

Les différents logiciels de construction

Il existe actuellement une large offre de logiciels destinés à faciliter l’élaboration et la gestion des chantiers.

Parmi ces derniers, il est possible de citer :

• le logiciel d’architecture 2D et 3D : plus pratique que les esquisses sur papier, ce programme simplifie la réalisation et la modification de dessins techniques, modélisables ensuite en 3D ;
• le logiciel BIM (Building Information Modeling, ou Modélisation des informations du bâtiment) : cet outil collaboratif permet de joindre au plan 3D d’un bâtiment l’ensemble des données relatives à sa planification, sa conception, sa construction et son exploitation. Toutes les entreprises intervenant sur un même projet peuvent apporter des compléments d’information sur les produits et les matériaux qu’elles emploient ;
• le logiciel de devis et de facturation : indispensable pour éditer ces documents et suivre les finances d’un chantier ;
• le logiciel de gestion de suivi de chantier : il centralise l’ensemble des données d’un projet de construction pour suivre son exécution en temps réel, optimiser les dépenses et les tâches, et rectifier, si besoin, les imprévus.

Cette liste n’est bien évidemment pas exhaustive, et il existe actuellement de nombreux logiciels sur le marché qui s’adaptent aux différents besoins des acteurs de la construction.

Comment choisir le bon logiciel de construction en 7 étapes ?

Pour sélectionner avec pertinence son logiciel, il est recommandé de prêter attention aux points suivants :

1. Commencer par identifier ses propres besoins. Chaque corps de métier requiert des outils qui lui sont propres : un architecte ne rencontre pas les mêmes problématiques qu’un directeur de chantier, par exemple ;
2. Établir la liste des actions menées pour répondre à ces besoins, et distinguer leurs bénéfices et leurs limites ;
3. Construire un cahier des charges, qui prend en compte à la fois vos besoins, vos objectifs et vos contraintes ;
4. Planifier un budget, en tenant compte des bénéfices que vous pourrez retirer grâce à votre investissement dans un logiciel de construction ;
5. Comparer les différentes solutions à votre portée, en prenant tout particulièrement en compte leurs fonctionnalités, leur intuitivité et les problématiques qu’elles résolvent ;
6. Demander une démonstration. Il est conseillé d’éviter les versions d’essais téléchargeables, au risque de se décourager face à un produit encore inconnu pour vous. Sollicitez plutôt une démonstration directe, telle que celle qui est proposée par le logiciel Novade. Vous pourrez ainsi comprendre et échanger avec des spécialistes de ce programme ;
7. Effectuez votre choix !

10 critères pour bien choisir son logiciel de suivi de chantier

Le logiciel de suivi de chantier s’avère être l’outil essentiel pour mener à bien le pilotage de tout projet de construction BTP. Pour le sélectionner, il est important de prêter attention aux critères qui suivent :

1. Présence d’un service et d’un accompagnement personnalisé pour l’intégration du logiciel et sa prise en main

Il n’est pas forcément évident de prendre en main l’outil qui contribue à digitaliser la gestion d’un chantier. Il est utile alors de s’assurer que le service client de votre logiciel vous propose un accompagnement personnalisé, pour vous aider à découvrir et à utiliser facilement toutes ses fonctionnalités.

2. Compatibilité du programme avec l’ensemble des logiciels employés pour un même chantier

Il est possible de synchroniser deux logiciels grâce à une API (“application programming interface”, c’est-à-dire une interface de programmation d’application). Ce lien est indispensable pour garantir une bonne transmission d’informations entre les deux programmes, limiter les “doubles saisies” et éviter toute erreur en cas de copie manuelle. Un logiciel de suivi de chantier doit contenir cette fonctionnalité pour suivre et exploiter en temps réel l’ensemble des données d’un projet de bâtiment.

3. Niveau de mobilité

Le logiciel doit pouvoir être accessible sur tout support numérique (PC, tablette, smartphone) afin de pouvoir être utilisé sur le terrain. C’est un vrai plus s’il vous permet également d’enregistrer des informations hors connexion.

4. Possibilité de centraliser les données

Le logiciel de gestion de construction doit pouvoir collecter, en toute sécurité, l’ensemble des données et des documents relatifs à un projet de bâtiment ou de Génie Civil. Cet outil les rend ainsi facilement accessibles, tout en assurant la traçabilité du chantier.

5. Degré de mise en place d’automatisation et de “workflow”

Un niveau élevé d’automatisation des procédures et des circuits de validation (workflow) favorise un gain de temps et d’efficacité, en fluidifiant la transmission d’informations entre tous les collaborateurs.

6. Collaboration et notification

Un logiciel de gestion de suivi de chantier est également un outil destiné à faciliter la collaboration entre toutes les entreprises intervenant sur un projet de construction. Il est recommandé de privilégier un programme qui met en place un système de notifications, destinées à prévenir les intervenants de tout ajout ou modification (de document, de tâches à réaliser, etc.) qui les concernent directement.

Ce programme devra aussi proposer une gestion des droits d’accès performante afin de permettre un accès contrôlé à l’information en fonction du profil d’utilisateurs.

7. Possibilité d’apposer des signatures électroniques

L’option de signature en ligne des documents permet à la fois de limiter l’usage du papier et de gagner en efficacité, car il n’y a plus l’obligation d’envoyer les documents par courrier électronique.

8. Personnalisation du logiciel

Un logiciel de suivi de chantier est un outil destiné à faciliter le pilotage de vos projets de construction. Il doit alors être intuitif et entièrement personnalisable, afin de répondre aux problématiques de chaque chantier. Il doit s’adapter à vos procédures et non l’inverse.

9. Interface et tableau de bord

Le tableau de bord est l’une des fonctionnalités les plus importantes pour la gestion d’un chantier. Grâce à ses indicateurs de performance préalablement définis, cet outil de pilotage permet de suivre l’exécution des tâches et la maîtrise du budget. Il facilite également le repérage, le cas échéant, de tout écart et la mise en place d’actions correctives immédiates.

10. Gestion du DOE

Le DOE (dossier des ouvrages exécutés) est un document obligatoire, à rendre à la fin de tout chantier. Le logiciel de suivi de chantier facilite sa rédaction, s’il permet de centraliser et d’archiver l’ensemble des documents nécessaires pour l’établir.

La digitalisation des chantiers de construction est devenue primordiale pour maîtriser les coûts, assurer le respect des délais impartis, et garantir une meilleure productivité du projet. Néanmoins, pour optimiser le pilotage d’un chantier, il est déconseillé de multiplier les outils, au risque de s’y perdre. L’utilisation d’un logiciel complet, tel que Novade, s’avère alors l’option idéale pour répondre à l’ensemble de vos besoins.