Levée de réserve : comment optimiser cette étape ?

La levée de réserve constitue l’étape ultime avant toute livraison définitive d’un ouvrage de construction. C’est une procédure stricte et obligatoire lorsque des réserves ont été émises au moment de la réception du chantier.

Cette procédure doit être effectuée de façon rigoureuse dans le délai imparti, afin d’éviter toute tension entre le client et les sous-traitants, mais également pour garantir l’image professionnelle des intervenants.

Afin d’optimiser le suivi parfois complexe de la levée de réserve, il existe des solutions pour digitaliser ce process et faciliter ainsi sa gestion.

Projet de construction : rappel des étapes

L’élaboration et la réalisation d’un projet de construction suivent une chronologie précise :

• la phase préparatoire, durant laquelle est étudiée la faisabilité du projet ;
• la phase de conception et d’étude, au cours de laquelle le maître d’ouvrage fait appel au maître d’oeuvre pour réaliser les études de conception, puis pour établir un plan détaillé du chantier ;
• la phase de planification de la construction, pendant laquelle sont lancés les appels d’offres ou appels à soumissions ;
• la phase de sélection des entreprises qui interviendront sur le projet ;
• la phase de travaux et de suivi de chantier, effectués sous la surveillance du maître d’œuvre ;
• la livraison du bâtiment au maître d’ouvrage, qui peut émettre des réserves au moment de sa réception. Le maître d’œuvre procède à leur levée une fois les modifications réalisées.

Qu’est-ce qu’une levée de réserve ?

Le principe de la levée de réserve

La levée de réserve est une procédure qui intervient au moment de la réception d’un projet. Lors de cette étape cruciale, le maître d’ouvrage inspecte précautionneusement la construction pour vérifier qu’elle correspond bien au cahier des charges initial et qu’elle ne comprend pas de défaut.

S’il constate des irrégularités, il peut (selon leur nature) :

• refuser de réceptionner le chantier. Cette décision intervient lorsque les travaux ne sont pas achevés au terme du délai imparti, ou lorsque la construction ne peut pas être employée de manière conforme. Une nouvelle date de réception est alors convenue entre le maître d’ouvrage et l’entreprise qui se charge d’effectuer les travaux.
• accepter la réception, en émettant (le cas échéant) des réserves. Le maître d’ouvrage les liste alors sur le procès-verbal de réception des travaux, et il fixe un délai pour les corriger. L’entreprise chargée des travaux a alors l’obligation de rectifier tous les défauts constatés. Une nouvelle inspection est planifiée. C’est au cours de cette visite que la levée des réserves est effectuée par le client et l’entreprise de construction si les travaux de modification ont été correctement réalisés.

Il existe trois types de réserves possibles :

• les malfaçons, qui comprennent les travaux mal réalisés qui doivent être corrigés ;
• les non-façons, des prestations qui n’ont pas été réalisées alors qu’elles étaient mentionnées dans le cahier des charges ;
• les essais, qui stipulent que le maître d’ouvrage doit essayer au préalable une partie de la construction afin de pouvoir se prononcer.

Le délai légal de levée de réserve

Le maître d’ouvrage a un délai légal de 8 jours après la réception pour émettre ses réserves. Il fixe en collaboration avec l’entreprise de construction le délai imparti pour réaliser les modifications demandées.

La date limite d’exécution est de trois mois maximum pour les travaux liés aux non-façons, selon l’article 41.5 de l’arrêté du 8 septembre 2009, portant sur l’approbation du cahier des clauses administratives générales applicables aux marchés publics de travaux.

Les étapes de la levée de réserve

Lorsque le maître d’ouvrage contrôle une construction et constate des irrégularités, il émet des réserves qu’il précise dans le procès-verbal. Leur levée passe par plusieurs étapes :

• la constatation et la déclaration par le maître-d’ouvrage des défauts constatés sur un chantier qu’il réceptionne ;
• l’établissement par le client et les prestataires d’un délai imparti pour effectuer les travaux de réparations ;
• la signature du procès-verbal qui précise les réserves et le délai imparti pour leur rectification par les deux parties du contrat. Le document doit contenir une garantie de parfait achèvement, qui protège le client dans l’année qui suit la réception ;
• la réalisation des travaux de réparation, dont l’achèvement doit être signalé au moyen d’une lettre recommandée par l’entrepreneur qui demande la levée des réserves ;
• la signature du quitus de levée de réserve, qui atteste de la conformité de l’ouvrage par rapport au contrat initial. Il doit contenir les mentions suivantes : la date du jour, la date d’effet, le lieu de réalisation, le procès-verbal de réception initial et sa date de réalisation.

L’entrepreneur a l’obligation de réaliser dans le délai imparti les travaux de rectification. S’il ne respecte pas cette date, le client peut rédiger un courrier de mise en demeure avec accusé de réception, afin que les frais soient pris en charge par le prestataire. Le client peut également accorder un délai de 15 jours supplémentaires. Si, toutefois, les travaux ne sont toujours pas effectués au terme de cet allongement, il est en droit de faire appel à une autre entreprise pour achever les réparations.

La communication avec les sous-traitants : un enjeu majeur

Pour effectuer une levée de réserve optimale, il est important de relever avec précision les défauts au moment de leur constatation, afin d’éviter tout retard de travaux ou tout mécontentement de la part du client.

Lorsque des problèmes de gestion des réserves surviennent, ils sont généralement le résultat d’une mauvaise coordination, dont les motifs principaux sont :

• des problèmes de communication entre le terrain et l’OPC, souvent dus aux outils utilisés pour signaler les défauts constatés ;
• une ressaisie ultérieure du rapport de chantier à partir de photos réalisées sur le terrain (risque d’effectuer des erreurs et de ne pas signaler au bon endroit les éléments repérés) ;
• la traçabilité de la réserve, dont le suivi peut être très chronophage.

Comment optimiser la levée de réserves ?

Pour optimiser et faciliter la levée de réserve, le logiciel Novade digitalise tout le processus pour garantir son bon suivi. Ce programme permet :

• d’indiquer sur un plan interactif les réserves constatées ;
• de les décrire avec précision grâce à des champs prédéfinis ;
• d’y joindre des photos ;
• de notifier directement les opérateurs de travaux.

Novade assure la visibilité de toutes les réserves émises, qui sont communiquées directement aux prestataires concernés. Ces derniers peuvent ensuite prouver que les travaux de rectification ont bien été réalisés en envoyant à leur tour une photo, afin de lever les réserves dès qu’elles sont corrigées.

Le logiciel Novade permet ainsi de suivre et de justifier de façon rigoureuse chaque levée. Cette digitalisation réduit ainsi de près de 50 % les coûts et le temps nécessaires pour rectifier les défauts constatés.

La levée de réserve constitue l’étape ultime de la réception d’un ouvrage de construction. Sa réalisation dans les délais impartis est essentielle pour assurer la satisfaction du client et maintenir la réputation des prestataires.

Pour garantir le suivi des levées de réserve et le respect de cette procédure légale, il est essentiel d’établir une bonne communication entre tous les sous-traitants d’un commun accord. Un logiciel de suivi de chantier tel que Novade devient alors l’outil idéal pour assurer la bonne gestion de cette procédure, afin de gagner en efficacité et éviter toute pénalité de retard.