10 alasan utama mengapa anda membutuhkan sistem PTW elektronik digital untuk Izin Kerja (Permit to Work)

Semua proses lapangan dapat didigitalisasikan dengan cepat dan mudah. Tidak lagi dibutuhkan formulir kertas. Informasi dapat tersedia kepada semua tim yang terlibat secara real time. Namun demikian, tidak semua kontraktor, real estate developer, facility operator, atau proyek infrastruktur sipil memiliki anggaran untuk mendigitalisasikan proses-proses manajemen lapangan seutuhnya.

Mendigitalisasikan formulir dan proses-proses di lapangan adalah cara yang mudah untuk mulai membangun efisiensi terhadap operasional lapangan dan menggantikan proses-proses manual yang rumit di lapangan terkait pelaporan dan monitoring health, safety, environment ataupun quality.

Dalam artikel ini, kita akan melihat 10 alasan utama mengapa anda membutuhkan platform konstruksi digital untuk mendigitalisasikan proses Izin Kerja atau Permit to Work anda. Mengapa sistem PTW elektronik digital (ePTW) berperan penting sebagai bagian dari proses penilaian risiko (risk assessment)? Untuk menjawab hal itu, mari mundur sejenak dan melihat apa itu Izin Kerja atau Permit to Work (PTW) dan proses-prosesnya.

Apa itu Izin Kerja (Permit to Work / PTW)?

Sebuah sistem PTW dirancang untuk mengendalikan pekerjaan berbahaya yang terkait dengan kegiatan berisiko tinggi. PTW seringkali diharuskan oleh pembuat kebijakan, dan juga diterapkan sebagai upaya pengendalian tambahan dalam mengelola tugas-tugas berisiko tinggi sebagai bagian dari sistem atau perencanaan manajemen safety perusahaan. PTW umumnya dibutuhkan untuk tugas-tugas berisiko tinggi dan kegiatan kerja seperti:

Peraturan pemerintah atau sistem manajemen safety biasanya menyediakan daftar lengkap dari kegiatan yang membutuhkan PTW.

Bagaimana proses Permit to Work (PTW)?

Proses Izin Kerja (PTW) melibatkan informasi terkait kegiatan berisiko tinggi: waktu pelaksanaan dan penyelesaian, penilaian dari risiko lokal terkait, upaya pengelolaan risiko, dan pemeriksaan safety sebelum dimulainya pelaksanaan kerja.

Proses PTW mengendalikan pelaksanaan, operasional, dan penyelesaian pekerjaan berisiko tinggi melalui proses persetujuan jamak. Hal ini adalah sistem persetujuan formal yang bermula dari pengisian formulir Izin Kerja oleh supervisor pekerjaan atau bisa disebut yang mengajukan PTW.

Ketika yang mengajukan PTW selesai mengisi formulir PTW, maka formulir ini akan menjalani proses persetujuan dari beberapa pihak terkait yang disebut sebagai pihak yang berwajib. Pekerjaan hanya dapat dilanjutkan setelah formulir PTW disetujui.

Formulir PTW biasanya perlu ditampilkan atau dipegang selama bekerja di lapangan, di setiap waktu. Setelah menyelesaikan pekerjaan dan pemeriksaan safety, pihak yang mengajukan PTW akan menandai status pekerjaan sebagai ‘selesai’ dan dapat menutup Izin Kerja secara formal. Ketika terdapat pekerjaan lanjutan, pihak yang berwajib atas PTW juga dapat menutup Izin Kerja terkait sebagai tanda persetujuan agar pekerjaan/operasional selanjutnya dapat dijalankan.

Setelah kita melihat bagaimana proses PTW dan apa itu PTW, sekarang kita dapat mempelajari 10 alasan utama mengapa anda membutuhkan sistem PTW elektronik.

10 alasan utama kenapa anda perlu sistem PTW elektronik (ePTW)

1. Mengurangi biaya administrasi dengan pelaporan dan entri data yang mudah.
2. Meningkatkan akuntabilitas dengan proses persetujuan yang menyeluruh.
3. Dapatkan kemudahan pelacakan data dengan tanda tangan digital dan teknologi autentikasi yang memadai.
4. Mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk proses pengajuan dan persetujuan. Tidak ada lagi waktu yang terbuang untuk sistem berbasis kertas – direpotkan dengan banyak formulir dan disibukkan dengan mencari tanda tangan persetujuan ke banyak pihak sebelum dapat melanjutkan pekerjaan.
5. Dapatkan visibilitas secara real time terhadap pengajuan PTW dari berbagai lokasi. Anda tidak perlu harus selalu berada di lapangan hanya untuk dapat mengetahui apa yang sedang terjadi.
6. Memfasilitasi koordinasi pada proyek kompleks dimana terdapat banyak tim kerja yang seringkali perlu beroperasi di lokasi yang sama.
7. Tekankan standar yang konsisten terhadap semua proyek dan aktifitas pekerjaan yang berbeda.Bandingkan kinerja HSE (K3) di seluruh lokasi proyek melalui data yang dikumpulkan.
8. Dorong kinerja HSE dengan analisa data. Dapatkan insight seperti alasan penolakan Izin Kerja (PTW). Kaitkan near miss atau insiden kepada pengajuan PTW.
9. Amankan data manajemen safety Anda di cloud. Ucapkan selamat tinggal kepada ribuan formulir manual.
10. Dapatkan kemudahan akses dan pengambilan data PTW untuk kepentingan audit.

5 hal yang perlu diperhatikan ketika memilih sebuah sistem ePTW

Pastikan sistem PTW elektronik anda mendukung:

1. Kemudahan menyesuaikan template PTW secara kustom untuk menjawab kebutuhan dan standar ketentuan perusahaan anda.
2. Kustomisasi proses persetujuan anda dan tugaskan personil yang berwajib untuk dapat menjalankan manajemen safety dari tugas-tugas berisiko tinggi dengan baik.
3. Pastikan bahwa sistem digital anda dapat digunakan secara offline; dimana yang mengajukan PTW dapat mengajukan Izin Kerja secara offline (luring) dan mengajukannya secara online (daring).
4. Identifikasi para pekerja, tinjau kualifikasi mereka, dan pastikan pekerja memiliki kredibilitas dan kemampuan untuk menjalankan pekerjaan yang berisiko tinggi.
5. Identifikasi perlengkapan, tinjau sertifikasinya, dan pastikan dapat digunakan secara aman.

Segera mulai perjalanan digitalisasi Anda hari ini

Jika anda ingin membuat template ePTW kustom atau mendigitalisasikan formulir ePTW anda persis seperti yang anda butuhkan, silahkan hubungi kami hari ini.

Software manajemen konstruksi Novade adalah yang terdepan dalam Industri konstruksi, yang dapat sepenuhnya disesuaikan dengan proses-proses lapangan anda, dan merupakan solusi manajemen lapangan end-to-end terbaik – dirancang untuk proyek yang besar dan kompleks.

Simak penggunaan Novade berikut:

• Pelajari lebih lanjut solusi HSE Novade
• Pelajari lebih lanjut platform digital Novade