Fiche d’accueil : pourquoi est-ce important dans le secteur du BTP ?

Feb 3, 2021 | Article, Novade

Pourquoi l’accueil des nouveaux arrivants est-il important dans le secteur du BTP?

Dans le secteur du bâtiment et des travaux publics (BTP), les accidents du travail arrivent le plus souvent lors des premiers jours du salarié sur le chantier.

L’intégration d’un nouvel arrivant à un poste de travail est donc cruciale et implique la mise en place de procédures liées directement à la santé et sécurité au travail.

En plus d’une visite préventive de sécurité, il est nécessaire d’établir une fiche d’accueil chantier et de remettre un Livret d’accueil. Chaque chantier possédant ses risques propres, cette procédure ne concerne pas seulement les jeunes recrues. Elle est également essentielle pour familiariser les employés expérimentés à de nouvelles conditions de travail.

La fiche d’accueil sécurité chantier est un document réglementaire et obligatoire qui doit être systématiquement établie pour toutes les arrivées sur un nouveau poste.

Dans le cadre de l’évaluation des risques professionnels, la fiche d’accueil sécurité chantier doit rassembler :

  • Les informations générales de l’employé, y compris les personnes à contacter en cas d’urgence
  • La date de visite médicale d’embauche
  • Les permis, CACES (Certificat d’aptitude à la conduite en sécurité) et autres habilitations (secouriste du travail, PS1 etc.) de l’employé ainsi que leurs dates d’expiration
  • La confirmation que le nouvel arrivant possède bien les EPIs (équipements de protection individuelle) nécessaires à son poste
  • La confirmation que le nouvel arrivant a bien reçu ses consignes de sécurité, notamment par la remise d’un livret d’accueil

La fiche d’accueil sécurité chantier permet à l’employeur de s’acquitter de ses obligations en matière de risque professionnel et de pratiques de prévention. Rappelons que pour pouvoir utiliser certains équipements, l’employeur doit délivrer et signer une « autorisation de conduite ». S’assurer des capacités de l’employé et des validités de ses formations ou CACES est donc primordiale.

Quelles sont les risques pour les entreprises générales du BTP de continuer l’utilisation du papier et/ou Excel pour les fiches d’accueil et le suivi des certificats ?

Le remplissage par tous les nouveaux arrivants de leurs informations personnelles peut faire perdre du temps lors de l’accueil. Les fiches d’accueil papier peuvent finir par se perdre (et les informations avec !) ou se salir et devenir illisibles.

Le personnel de gestion RH ou sécurité du chantier est souvent contraint de ressaisir les certificats sur un classeur excel de suivi. Cela présente des risques d’erreurs et du temps nécessaire au retraitement de la donnée. De plus ces fichiers de suivi sont rarement consultables sur site par les chefs de chantiers et les animateurs sécurité désirant vérifier un certificat ou consulter la fiche d’un nouvel employé.

Un logiciel de suivi de chantier peut vous permettre de gérer plus facilement les accueils et le suivi des certificats.

Découvrez les bonnes raisons et nos bonnes pratiques pour prendre le virage numérique pour la gestion des fiches d’accueil des nouveaux arrivants.

Accueil chantier : 4 astuces pour fluidifier le suivi des accueils et des habilitations.

N°1 Digitaliser la procédure d’accueil pour gagner du temps le jour de l’accueil

Dites au revoir au papier ! Certains logiciels de suivi de chantier peuvent vous proposer des exemples de fiche d’accueil sécurité à personnaliser. Avec une application de suivi de chantier, vous pouvez gagner du temps le jour de l’accueil en bénéficiant de fiches d’accueil nouvel arrivant pré-remplies.

Partagez un formulaire en ligne avec les futurs arrivant ou leur entreprise d’intérim pour permettre la saisie en avance des données propres à chaque travailleur ainsi que le téléchargement des documents justificatifs.

Si le nouvel arrivant est déjà connu de votre organisation, certaines informations peuvent être pré-enregistrées dans le logiciel pour éviter toute saisie. Les fiches d’accueils peuvent être complétées sur tablette ou mobile le jour de l’accueil. Pour simplifier la validation des informations, il est possible de signer électroniquement chacune de ces fiches.

Leur validation permettra alors de créer automatiquement le profil des employés dans un registre du personnel digital. Les certificats, permis et d’autres habilitations sont automatiquement ajoutées à la base de données, évitant un ressaisie sur un excel de suivi. Certains logiciels de suivi de chantier permettent même l’édition automatique des badges d’accès pour les nouveaux arrivants.

“Novade m’aide au quotidien, déjà pour être très rigoureux en termes de gestion du personnel. Grâce à l’Appli je peux préremplir les informations. Quand la personne arrive finalement je n’ai plus qu’à lui faire signer de manière électronique la fiche d’accueil.”

–  Elodie Serra, Responsable HSE – Spie Batignolles

Gestion du personnel chantier - logiciel gestion btp

N°2 Profiter de la procédure d’accueil pour faciliter le suivi des autorisations et habilitations

L’une des tâches quotidiennes d’un responsable QSE est de veiller sur les dates de validité des formations et des habilitations. Pour les structures employant plusieurs centaines de salariés, assurer un suivi régulier parfois difficile. Qui doit passer la visite médicale périodique ? Qui doit repasser son CACES valable 5 ans ? A qui doit-on renouveler les autorisations ?

La collecte des informations et documents relatifs aux permis et habilitations d’un nouvel employé est effectuée lors de la procédure d’accueil. En utilisant un seul et même système pour suivre les statuts des accueils, des habilitations, des permis et des autorisations, vous gagnez du temps et évitez les saisies multiples.

Avec une application de suivi chantier, vous pouvez être alerté lorsque les autorisations, les CACES et les visites médicales arrivent à expiration. Vous pouvez accéder également à un tableau de bord qui classifie les autorisations par type et dates de validité. Ainsi, il est très facile d’identifier les habilitations à renouveler. Sur la plateforme de suivi de chantier Novade, il est également possible de soumettre une habilitation à un circuit de validations pour confirmer, par exemple, une autorisation de conduite par une formation pratique sur site.

« Effectuez une évaluation à l’issue de la formation et vérifiez que le travailleur a bien compris et assimilé les consignes. Évaluez la prise en main du poste à travers des tests ou des mises en situation. Pensez à formaliser cette évaluation dans un document

–  Site Prévention BTP, OPPBTP

Gestion du personnel chantier - Logiciel de gestion de chantier

N°3 Rendez les informations accessibles où on en a besoin

Les conducteurs de travaux et chefs de chantier manquent souvent de visibilité sur les habilitations des employés, par manque d’accès aux fichiers du personnel.

L’un des atouts majeurs de la digitalisation est le partage d’information et la facilité de consultation. Lors d’une visite de sécurité, la consultation des informations sur le terrain depuis une tablette ou un mobile est un avantage majeur. Un QR code peut être scanné pour accéder immédiatement aux informations de l’employé. Il est donc simple de vérifier que l’employé possède bien les autorisations et permis nécessaires aux tâches qu’il est censé exécuter.

Certaines plateformes de suivi de chantier intègrent également le suivi des machines et équipements. Corréler ces informations permet de s’assurer que le matériel adapté est utilisé par le personnel autorisé. Le risque professionnel est ainsi parfaitement maitrisé.

« On est capable de faire la corrélation entre la personne qui a le droit de conduire l’engin et l’engin qui a l’état de conservation nécessaire. On peut donc aujourd’hui garantir la parfaite adéquation machine – homme pour pouvoir réaliser le travail dans les meilleures conditions possibles. »

Directeur Qualité, Prévention et Environnement, Eiffage sur l’utilisation de Novade sur son chantier

N°4 Utilisez une seule base de données de référence pour les accueils, le registre du personnel et les pointages.

Chaque nouvel arrivant accueilli sur le chantier doit être ajouté au registre du personnel. Il devra également rapidement être pointé dans un rapport de chantier ou un système RH pour que ses heures de travails puissent être payé.

Un logiciel de suivi de chantier incluant les fiches d’accueils et le pointage des travailleurs peut vous simplifier la vie. Sur la plateforme Novade, le registre du personnel est maintenu à jour en fonction des accueils chantier et les nouveaux arrivants peuvent directement être alloué à une équipe et pointés sur le logiciel le jour même de son arrivée, sans autre saisie de donnée.

« Le registre unique du personnel concerne tous les salariés de l’entreprise, y compris ceux mis à disposition par les entreprises de travail temporaire et les travailleurs à domicile. »

Code du travail, Fiche Pratique Le registre unique du personnel

En résumé

L’accueil d’un nouvel arrivant sur le chantier est un moment stratégique dans une entreprise. C’est le commencement de l’intégration du nouvel employé pour le rendre opérationnel au plus tôt tout en le sensibilisant aux risques de sécurité de son nouveau poste.

C’est également l’occasion d’enregistrer le nouvel arrivant dans tous les systèmes et registres administratifs nécessaires à son suivi. L’utilisation d’une solution digitale peut vous faire gagner beaucoup temps sur la procédure d’accueil et le suivi administratif. Cela facilite également la circulation des informations relatives à la sécurité du personnel où elles sont utiles.

Centraliser et analyser vos données terrains avec Novade

En utilisant Novade comme application de suivi chantier, les professionnels du terrain peuvent facilement accéder aux informations de leurs collaborateurs et équipements ainsi qu’à leurs plans et fiches de contrôle chantier.

Les nouveaux arrivants, automatiquement enregistrés dans base de données via la procédure d’accueil, peuvent se voir donner l’accès à la plateforme pour consulter et créer des documents immédiatement. Suivant les droits d’utilisateurs qui leur sont accordés, ils pourront créer des fiches de contrôles, des rapports de chantier, des rapports de visites ou tout autre document nécessaire au suivi chantier. Une plateforme collaborative regroupant toutes les données terrain facilite le suivi du chantier. Sur Novade, les données du personnel, du suivi d’avancement de travaux et de la conformité QHSE peuvent alors facilement être croisées et analysées pour améliorer la performance opérationnelle du projet et de l’entreprise.

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