Responsable HSE : 5 indispensables à digitaliser pour faciliter votre quotidien

De nos jours, on entend beaucoup parler de la digitalisation sur les chantiers de construction. Notamment à travers les solutions BIM et logiciels de levées de réserves. Mais qu’en est-il du service sécurité-environnement ? En effet, la vraie problématique d’un responsable HSE et qu’il n’a pas beaucoup de visibilité sur ce qui se passe sur le terrain. La démarche HSE ou QSE implique également beaucoup de tâches administratives et chronophages. Outre le gain de temps, le digital améliore considérablement la traçabilité et l’efficacité des procédures sécurité.  Alors, quels sont les 5 indispensables à digitaliser pour faciliter votre quotidien ?

1 – Le digital pour faciliter la gestion du personnel

Gérer les informations du personnel dans les grandes structures peut s’avérer un véritable casse-tête. Si les informations personnelles sont souvent récoltées pour le traitement des paies, la centralisation des informations quant aux formations, aux habilitations, ne l’est pas toujours.

La digitalisation des données relatives au personnel permet de :

• Digitaliser les fiches d’accueil des employés et des intérimaires
• Tenir un registre du personnel numérique qui sera enrichi par des informations complètes.
• Centraliser les informations des salariés sur une plateforme unique grâce à l’application Novade. (CACES, visite médicale, formations)
• Rattacher les habilitations à la fiche d’accueil
• Recevoir une alerte lorsque les autorisations / CACES / visite médicale arrivent à expiration
• Parcourir les informations accessibles sur la tablette ou sur un mobile directement sur le terrain. La possibilité de vérifier les qualifications du salarié permet de limiter les accidents du travail.

Avoir un fichier du personnel correctement renseigné permet d’éviter de nombreuses situations dangereuses. En effet, l’évaluation des risques en termes de santé et sécurité permet au responsable QSE de déceler immédiatement les dysfonctionnements et les situations à risque. Ainsi, vous pouvez créer des alertes en temps réel pour signaler une situation à risque pour un collaborateur et suivre l’avancement du traitement des écarts.

2 – Les contrôles VGP & entretien des équipements

Les vérifications périodiques et l’entretien des équipements de travail sont également une obligation légale des entreprises. C’est une tâche qui incombe au responsable HSE ou responsable qualité. L’application Novade permet de digitaliser les informations sur les équipements au même titre que pour les membres du personnel. Ainsi, avec votre application vous pouvez :

• Créer un registre du matériel en référencement tout le parc des machines et engins utilisés
• Rattacher chaque fiche de contrôle VGP au matériel concerné
• Obtenir toutes les informations liées aux entretiens et aux inspections qui ont été réalisées. Des informations qui permettent de répondre aux référentiels qualité et sécurité
• Etablir un diagnostic précis des VGP à jour et ceux à réaliser, grâce à l’établissement de tableaux de bord consultables sur l’application Novade.

3 – Visite HSE et gestion des actions correctives et préventives

Le recours à la digitalisation pour un responsable HSE, permet de piloter très facilement son plan de prévention chantier. En effet, les non-conformités peuvent être saisies directement lors des visites de sécurité préventives par le responsable HSE. L’évaluation des risques se fait ainsi plus facilement tout comme la mise en place d’actions correctives et préventives.

Grâce à la digitalisation et à l’application Novade, le suivi et la mise en place de votre politique HSE prennent une tout autre allure :

• Une fois les non-conformités remontées sur l’Appli, les comptes-rendus des visites sont générés de façon automatique et sont accessibles immédiatement.
• Définissez des actions avec assignation immédiate à la personne concernée.
• Enrichissez la qualité de vos rapports en intégrant des photos et en y ajoutant des annotations.
• Et analysez vos observations sur des tableaux de bord. Ces derniers permettent de trier les actions par thème, niveau de danger, lieu, temps de rectification, etc. Ils permettent de mettre en avant ce qui va et ce qui ne va pas sur chantier.
• A l’inverse des documents papiers, la digitalisation permet un traitement immédiat des données. Les rapports peuvent être envoyés ainsi, par mail en format PDF. L’information peut alors être archivée ou mener à des actions correctives.

4 – Minutes ou 1/4h Sécurité – environnement

Les minutes sécurité sont essentielles pour sensibiliser les compagnons des dangers présents sur le chantier. Pourtant le planning des réunions n’est pas toujours suivi, par manque de temps et de ressources. La digitalisation permet toutefois de gagner un temps considérable sur la gestion de ces réunions. L’application Novade propose une liste de thèmes de réunion prédéfinie qui peut être personnalisée et alimentée tout au long du chantier.

Une fois le thème de la réunion sélectionné, l’application permet de :

• Réaliser vos comptes rendus de réunion directement sur site pour améliorer la prévention des risques professionnels
• Pointer les participants grâce à l’annuaire chantier ou grâce à la carte BTP. Impliquer les salariés lors de ces réunions permet de mieux prévenir les risques.
• Consulter les réunions auxquelles chaque employé a participé. Ainsi, il est plus facile à l’animateur de sécurité de prévoir ses cycles de formation ou de remise à niveau des formations sécurité.
• Conservez les données au format numérique à des fins d’audits et inspection du travail.

5 – Formulaire d’adéquation de levage

Dans le bâtiment, les levages et le travail en hauteur font partie des premières causes d’incident sur les chantiers après les déplacements. Les accidents surviennent principalement à cause de chutes de hauteur importantes. En ce qui concerne les engins de levage le risque porte sur les chariots élévateurs et autres engins motorisés qui permettent de réaliser de la manutention.

La prévention des risques impose de réaliser des contrôles réguliers et très strictes de tous ces appareils de levage. Mais ces contrôles ne sont pas systématiquement réalisés ou ne sont pas toujours conformes car la procédure est lourde et demande l’implication de plusieurs intervenants.

La digitalisation et notamment l’application Novade, permet d’utiliser des formulaires prédéfinis. Ainsi, grâce à sa tablette ou son mobile, les équipes peuvent réaliser les contrôles directement sur site.

De fait, une fois les contrôles réalisés dans le cadre de l’adéquation de levage, le formulaire peut immédiatement être validé. Par ailleurs, en cas de non-conformité, des mesures curatives peuvent immédiatement être mises en place. Grâce à des informations consultables par l’ensemble des intervenants, il peut même être possible d’envoyer des rapports précis aux réparateurs sur les avaries constatées.

Enfin, la digitalisation permet d’ajouter les notices techniques relatives à chacun des engins au formulaire digital.